Hướng dẫn cách scan tài liệu từ máy in, máy photocopy vào máy tính

Máy in, photocopy ngày càng trở nên phổ biến và được người tiêu dùng sử dụng nhiều cho các công việc in ấn văn phòng. Bạn có thể thực hiện các công việc như sao chép, in, fax, Scan,.. Việc scan tài liệu từ máy in hoặc máy photocopy giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành định dạng điện tử, dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và sử dụng trên máy tính. Điều này cũng giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu và nâng cao hiệu suất làm việc của bạn. Bài viết"Hướng dẫn cách scan tài liệu từ máy in, máy photocopy vào máy tính" sau đây của Trang Nguyễn sẽ hướng dẫn bạn cách scan tài liệu đơn giản, nhanh chóng. Mời bạn tham khảo!

1. Hướng dẫn cách scan tài liệu từ máy in qua máy tính

Bước 1: Bạn sử dụng dây cáp để kết nối máy in với máy tính, đảm bảo rằng máy in của bạn đã được kết nối nguồn điện và máy in đã được mở.

Bước 2: Đặt tài liệu cần scan vào bề mặt scan của máy in.

Bước 3: Bạn tiến hành khởi động máy tính đã kết nối và tìm kiếm phần mềm Devices and Printers của máy in. Tiến hành truy cập và khởi động Devices and Printer trên máy tính

Bước 4: Bạn bấm chọn máy in của bạn tại mục Printers. Sau đó, nhấp chuột phải và chọn Start Scan.

Tại mục Printers, bạn chọn Start scan ở phần máy in của bạn

Bước 5: Tiếp theo, bạn lần lượt chọn các yêu cầu cho bản Scan như: định dạng, độ phân giải (Resolution) và bấm Preview để xem trước bản scan. Bạn nên tiến hành thiết lập định dạng và xem trước bản scan

Bước 6: Bạn bấm tiếp vào mục scan để thiết bị bắt đầu Scan tài liệu của bạn.

Tiếp tục chọn Scan để bắt đầu thao tác scan tài liệu

Bước 7: Bạn chọn tiếp Review, organize, and group items to import và bấm Next. Tiếp theo bạn chọn Review, organize, and group items to import và bấm Next.

Bước 8: Cuối cùng, bạn chọn vào Import và chờ trong giây lát để hoàn tất quá trình scan tài liệu.

2. Hướng dẫn cách scan từ máy photocopy

2.1 Hướng dẫn cách scan tài liệu từ máy máy photocopy ricoh:

Để thực hiện việc Scan tài liệu, bạn tiến hành theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Nạp bản gốc: Bạn đặt bản gốc cần Scan vào máy photocopy. Nếu bản gốc có 1 trang, bạn có thể đặt luôn trên mặt kiếng. Còn với bản gốc nhiều trang, bạn đặt tài liệu lên khay DF, máy photocopy Ricoh có thể dễ dàng Scan đồng loạt một lượt cho bạn.

Bước 2: Bấm nút Scanner trên màn hình điều khiển cảm ứng của máy photo.

Bước 3: Nhấp vào tab Folder nếu bạn muốn Scan to Folder. Hoặc tab E-mail nếu bạn muốn Scan to Email.

Bước 4: Sau khi đã chọn Tab phù hợp với nhu cầu của mình, bạn bấm chọn User mà bạn muốn Scan tới.

Bước 5: Trong cách Scan tài liệu từ máy photocopy, bạn có thể cài đặt thêm các tùy chọn khác trước khi Scan bằng cách nhấp chọn Scan Setting trên màn hình cảm ứng. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện các tùy chọn sau:

Original Type: Chọn loại định dạng.

Resolution: Chọn độ phân giải của file cần Scan bạn muốn.

Scan Size: Chọn kích thước khổ giấy của bản gốc file cần Scan.

Sau khi cài đặt xong các tùy chọn, bạn nhấn chọn OK, rồi nhấn tiếp phím cứng Start trên máy photo để bắt đầu Scan.

Cuối cùng, bạn quay trở lại màn hình cảm ứng, bấm vào ô Scanned File Status để kiểm tra xem file đã Scan thành công hay chưa. Nếu xuất hiện dòng chữ Completed ở bên phải khi đó là bạn đã scan thành công.

2.2 Hướng dẫn Scan tài liệu trên máy photocopy Toshiba

Tương tự như máy photocopy Ricoh thì máy photocopy Toshiba bạn cũng thực hiện các thao tác với các bước tương tự như sau:

Bước 1: Nạp bản gốc. Bạn có thể chọn đặt bản tài liệu gốc trên mặt kính hoặc ở khay DF. Lưu ý đối với file tài liệu bản gốc có 1 trang hoặc là giấy có định lượng mỏng, giấy bị cũ và bị rách bạn nên đặt chúng ở mặt kính để hạn chế rách giấy. Còn với bản gốc nhiều trang, bạn đặt tài liệu lên khay DF.

Bước 2:  Bản Scan sẽ được hiển thị ở trên màn hình cảm ứng.

Bước 3: Đặt tên file theo ý muốn của bạn để việc tìm file trên máy tính dễ dàng, nhanh chóng hơn: Bạn thực hiện các thao tác sau trên màn hình cảm ứng: Chọn File > Nhấp vào ô File Name để đặt tên. Và nhấp vào ô File Format để chọn định dạng bạn muốn lưu (jpg hoặc pdf,…). Sau đó, nhấn OK để kết thúc việc đặt tên và định dạng file.

Bước 4: Cài đặt tùy chọn cho file trước khi Scan bằng cách bấm vào ô Scan Setting theo nhu cầu của bạn. Tại đây sẽ xuất hiện các tùy chọn sau:

Color Mode: chọn chế độ Scan trắng đen hay Scan màu.

Resolution: Chọn độ phân giải.

Single: Chọn chế độ Scan 1 mặt hay 2 mặt.

Auto: Chọn kích thước khổ giấy mà bạn muốn Scan. Ví dụ: giấy A4, A5.

Sau đó, nhấn OK để kết thúc quá trình cài đặt. Tiếp đó, bấm nút Scan trên màn hình cảm ứng để Scan.

Lưu ý: Sau khi máy photocopy quét xong, bạn bấm nút JOB FINISH để kết thúc quá trình Scan và lưu file.

Hi vọng bài viết trên sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích! Mọi thắc mắc về thông tin sản phẩm và các dịch vụ quý khách vui lòng để lại bình luận bên dưới hoặc gọi điện cho nhân viên tư vấn 0916280727 để được hỗ trợ.